Centro de Bioinformática y Biología Computacional de Colombia (en adelante BIOS), corporación sin ánimo de lucro dedicada a la consultoría, administración informática y provisión de herramientas computacionales en relación con la ciencia de los datos y las ciencias de la vida, identificada con NIT. 900404482-6 con domicilio en la ciudad de Manizales, ubicada en el Ecoparque los Yarumos Edificio BIOS, con Teléfono 3126307973 y correo electrónico: contacto@bios.co, pone en conocimiento a la opinión pública mediante el presente documento, que realiza el manejo de los datos personales y privacidad de la información a través de su correspondiente representante legal.

BIOS es el único responsable del tratamiento de información registrada en sus bases de datos, en cumplimiento y procura de lo dispuesto por la normatividad vigente y las directrices que emita la Superintendencia de Industria y Comercio para el manejo y control de las mismas.

BIOS fundamenta el uso y tratamiento de información contenida en sus bases de datos en los siguientes principios, los cuales permiten inferir los pilares de una política responsable:

• Legalidad: BIOS procura los mandatos que la Ley de protección de datos personales, la Superintendencia de Industria y Comercio, y demás autoridades dispongan para estructurar una política seria y responsable que vele por el correcto tratamiento y privacidad de la información contenida en sus bases de datos.

• Finalidad: BIOS adquiere el compromiso de velar por que el uso de los datos personales que estén contenidos en sus bases de datos, sea única y exclusivamente el que refiere el presente documento; cuya única excepción de revelación por motivo ajeno al aquí contenido, sea cuando una autoridad competente así lo demande.

• Libertad: El tratamiento de datos personales se llevará a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular, tanto para la información ya registrada como para los nuevos registros.

• Veracidad o Calidad: La veracidad de información registrada en las bases de datos de BIOS depende de la información suministrada por el titular de la misma al momento de efectuar su correspondiente registro. BIOS asume, amparado en la buena fe de su responsable proceder, que la información suministrada por el titular y que los datos que consigna son veraces.

• Transparencia: BIOS se compromete a adelantar las gestiones y procedimientos que resulten necesarios para el cumplimiento de los mandatos legales de manera clara y transparente, tanto ante titulares de la información contenida en sus bases de datos, como ante las autoridades competentes.

• Acceso y circulación Restringida: El acceso y circulación de información será restringido y estará sujeto a una Política Interna que respalde el uso responsable de los datos allí contenidos.

• Seguridad: BIOS procurará la protección de la información almacenada en sus bases de matos mediante la oportuna adopción de prácticas que eviten el daño, adulteración o pérdida de la información, al igual que la consulta, uso o acceso no autorizados o fraudulentos de la misma.

• Confidencialidad: BIOS manejará, conservará y mantendrá con carácter confidencial toda la información que provenga de los titulares conforme las disposiciones de las autoridades competentes en materia de tratamiento responsable de las bases de datos.

BIOS tiene como prioridad en cuanto a lo que este documento dispone y obliga, velar por los derechos de los titulares adquiriendo el firme compromiso de cumplir los deberes que impone la normativa vigente, en armonía con las directrices fijadas por las autoridades en la materia, comprometiéndose a:

• Garantizar al titular de manera permanente el pleno y efectivo respeto de los derechos que le asisten con relación a sus datos personales mediante el correo electrónico que sea establecido para tal fin.

• Conservar la información de acuerdo con políticas internas que permiten garantizar la implementación de medidas de seguridad, evitando el daño, adulteración, plagio o pérdida de la información, así como consulta, uso o acceso no autorizado o cualquier otra conducta directamente ligada a la calidad de Responsable.

• Comunicar al titular de la información sobre la finalidad de la recolección de la misma, sea esta para actividades relacionadas con su objeto misional, actividades complementarias o cualquier fin justificado que se contemple, así como los derechos que le asisten sobre esta.

• Permitir el acceso a la información únicamente a sus respectivos titulares, sus causahabientes, representantes legales, o autoridades en ejercicio de sus funciones legales, por orden judicial o personas expresamente autorizadas por la Ley.

• Cumplir con los requerimientos y directrices que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes sobre la política de tratamiento de datos personales y manejo de la información.

• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventualidades, violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.

Según lo dispuesto por la normatividad vigente (Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013) BIOS debe obtener autorización previa del titular con el fin de poder llevar a cabo el uso y tratamiento de sus datos personales.

En consecuencia, BIOS solicita el debido consentimiento de las personas cuyos datos son registrados, previos a practicar el proceso de registro. Una vez realizado el registro de los datos personales, el manejo de la información que reposa en las bases de datos estará sujeto a sus políticas de tratamiento y funcionamiento interno, diseñadas conforme al mandato legal.

La autorización y consentimiento se darán por escrito en los formatos previstos para este propósito.

En observancia de la normatividad que rige el tratamiento de datos personales y el uso de la información, y en cumplimiento del derecho de Habeas Data, BIOS hará uso de la información que reposa en sus bases de datos, únicamente para establecer contacto físico y/o virtual en el desarrollo de las acciones que demanden el ejercicio de su objeto social y/o misional.

• Datos sensibles e Información sobre niños, niñas y adolescentes Se entenderán como datos sensibles aquellos que se ajusten a la definición del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, y cuyo tratamiento obedecerá a lo dispuesto por el artículo 6 de misma norma, en tanto medie autorización en consonancia con el artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. Dado lo anterior, BIOS declara que ha establecido en su política interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos sensibles.

De otro lado, BIOS se atendrá a los dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 en materia de tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. En dicho caso, BIOS se ajustará a los requisitos especiales para el manejo de esta información conforme el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.

Asi las cosas, BIOS declara que ha establecido en su política interna para el tratamiento de datos personales, los protocolos que establece la Ley y a los cuales se sujetará en cuanto al tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.

BIOS tiene un compromiso responsable con del tratamiento de los datos personales, por ello, trabaja en el continuo mejoramiento de sus políticas para que los titulares y las autoridades encuentren en nuestro proceder mejores prácticas de manera continua e ininterrumpida en los procesos de recolección, almacenamiento y uso.

BIOS se compromete a respetar el derecho de los titulares de los datos personales. Estos derechos comportan la posibilidad de: conocer, actualizar, rectificar, suprimir o revocar autorización de la información que se encuentra registrada en nuestras bases de datos.

BIOS se compromete al cumplimiento de las disposiciones legales y de las directrices que emitan las autoridades competentes, procurando que el titular realice cualquiera de las solicitudes enunciadas en el párrafo anterior, pueda además realizar quejas y reclamos, para lo cual ha dispuesto como canal de comunicación oficial el siguiente correo electrónico: bios@politicadeprivacidad.co. Cuando un titular realice una solicitud a través del canal dispuesto para este procedimiento, BIOS realizará efectivamente el trámite correspondiente a dicha solicitud en los plazos que dispone la Ley atendiendo a la naturaleza de la solicitud, previa demostración de la autenticidad y verificación de la veracidad de su titularidad.

Sin perjuicio de lo anterior, BIOS no se hace responsable de solicitudes enviadas por canal diferente al dispuesto para el tratamiento de datos.

La política de tratamiento que evidencia el presente documento, será de aplicación exclusiva al tratamiento de la información personal registrada las bases de datos de BIOS. Las políticas aqui señaladas serán aplicadas a partir de su expedición y permanecerán vigentes hasta ser modificadas según criterios internos en concordancia con las disposiciones legales aplicables en la materia.

En cualquier momento y sin previo aviso BIOS podrá modificar estas políticas, precisando que las mismas serán publicadas en: https://www.politicadeprivacidad.co/politica/bios. Es responsabilidad del titular enterarse de manera frecuente y por su cuenta de los cambios realizados.

El objetivo de la Política de Privacidad es permitir al titular tener control de sus datos personales, dar a conocer cualquier modificación al respecto y permitirle acceso en el momento que así lo requiera, para lo cual BIOS ha fijado su política de tratamiento de datos personales en: https://www.politicadeprivacidad.co/politica/bios.

Con el propósito de afianzar la política contenida este documento, BIOS reitera en atención a los mandatos legales lo dispuesto en los numerales 3 y 6 del mismo en lo relativo a derechos que le asisten al titular y al uso, tratamiento y finalidad de la información.